MANAJEMEN

A. Pengertian Manajemen Istilah manajemen berasal dari kata management (bahasa Inggris), turunan dari kata “ to manage” yang artinya mengurus atau tata laksana atau ketata laksanaan. Sehingga manajemen dapat diartikan bagaimana cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak ahli yang memberikan definisi tentang manajemen, diantaranya: 1. Harold Koontz & O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” mengemukakan, “Manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”. 2. George R. Terry dalam buku dengan judul “Principles of Manajemen” memberikan definisi: “ Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 3. James A. F. Stoner, menyatakan bahwa “Manajemen adalah seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang-orang”. Dari penjelasan di atas coba Anda susun sebuah definisi manajemen! Manajemen adalah ................................................................................ ............................................................................................................... Bila kita simpulkan maka manajemen berarti proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. B. Prinsip Manajemen Di atas telah dijelaskan bahwa manajemen itu berarti proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Untuk dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien maka harus didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Menurut Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen terdiri dari empat belas macam, yaitu: 1. Pembagian kerja yang berimbang Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya tidak bersifat pilih kasih atau pilih bulu, melainkan harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang. 2. Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya itu dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan langsung. 3. Disiplin Disiplin ialah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan. 4. Kesatuan perintah Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut. 5. Kesatuan arah Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan). 6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan pribadi Ketika seseorang sedang bekerja sebagai kerabat kerja, maka semua kepentingan pribadi harus dikesampingkan/diabaikan atau disimpan dalam hati. 7. Penggajian Pemberian gaji dan cara pembayarannya hendaknya diusahakan sedapat mungkin bisa memuaskan. 8. Pemusatan wewenang (sentralisasi) Wewenang atau kewenangan untuk menentukan kebijaksanaan umum hendaknya dipegang oleh administrator (sentralisasi/dari pusat). 9. Jenjang jabatan (hirarki) Para karyawan harus tunduk dan taat kepada mandor, para mandor harus tunduk dan taat kepada kepala seksi (manajemen tingkat rendah), para kepala seksi harus tunduk dan taat kepada kepala bagian (manajemen tingkat menengah) dan para kepala bagian harus tunduk dan taat kepada administrator (manajemen tingkat atas). 10. Tata tertib Di dalam tata tertib terdapat perintah dan larangan, perizinan dan berbagai peraturan lainnya yang menjamin kelancaran pekerjaan segenap kerabat kerja tanpa kecuali. 11. Keadilan Segenap karyawan harus dianggap sama pentingnya dan sama baiknya serta kalau terjadi perselisihan antar mereka tidak boleh ada yang dibela, melainkan harus dilerai melalui musyawarah dan mufakat berdasarkan rasa kekeluargaan. 12. Pemantapan jabatan Setiap pejabat atau karyawan hendaknya tidak sering diubah-ubah tugas dan jabatannya. 13. Prakarsa Prakarsa atau inisiatif yang timbul di kalangan kerabat kerja hendaknya mendapat penghargaan/sambutan yang layak. 14. Solidaritas atau rasa setia kawan Rasa setia kawan biasanya muncul berkat kerja sama dan hubungan baik antar kawan. Hal ini hendaknya dimanfaatkan untuk kepentingan-kepentingan yang positif, konstruktif dan rasional. Selanjutnya, bagaimana kalau prinsip-prinsip manajemen di atas tidak dilaksanakan? Sudah pasti tujuan yang telah ditetapkan sulit untuk dicapai. Ambil contoh prinsip pembagian kerja yang berimbang. Jika prinsip ini tidak dilaksanakan maka akan timbul perpecahan diantara para kerabat kerja/karyawan. Karena ada yang diberi tugas yang banyak dan ada pula yang sedikit, padahal mereka memiliki kemampuan yang sama. Contoh lain, dalam prinsip kesatuan perintah. Jika prinsip ini tidak dilaksanakan maka kerabat kerja/karyawan akan bingung. Sebab perintah yang diterima bermacam-macam serta dari sumber yang berbeda-beda sehingga tujuan yang utama tidak akan tercapai. Cobalah Anda memberikan contoh yang lain dari prinsip manajemen yang lain, yang menggambarkan bahwa apabila tidak melaksanakan prinsip manajemen, maka suatu usaha atau kegiatan sulit untuk mencapai tujuan. Apakah Anda dapat memahami uraian di atas? Cobalah uji pemahaman Anda dengan melingkari jawaban yang betul! Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima perintah dari atasan langsung. Prinsip yang cocok untuk pengertian tersebut adalah…. a. pemberian kewenangan b. kesatuan perintah c. kesatuan arah d. pemusatan wewenang e. jenjang jabatan. Jawaban mana yang Anda pilih? Pasti Anda akan melingkari huruf b, karena memang itulah jawaban yang benar. C. Tingkatan Manajemen Coba Anda ingat kembali pengertian manajemen di bagian A! Masih ingat bukan? Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu: 1. ada tujuan yang hendak dicapai, 2. ada pemimpin (atasan), 3. ada yang dipimpin (bawahan), 4. ada kerja sama. Khusus menyangkut masalah pemimpin (atasan) harus memiliki berbagai kemampuan ( skills). Kemampuan ( skills) yang dimaksud terdiri dari: 1. Managerial skills (entrepreneurial), yaitu kemampuan untuk mempergunakan kesempatan secara efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha yang penting. 2. Techological skills, yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis yang diperlukan pada pelaksanaan pekerjaan ekonomis. 3. Organisational skills, yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha. Perhatikan gambar 1.2 berikut! Keterangan: A = Lingkaran badan usaha atau instansi pemerintah maupun swasta. MS = Managerial Skills TS = Technological Skills OS = Organisational Skills Apa yang bisa Anda kemukakan dari gambar di atas? Gambar di atas menunjukkan bahwa berhasil tidaknya suatu badan usaha atau instansi mencapai tujuan tergantung pada ketiga kemampuan yang harus dimiliki pimpinannya. Dalam kenyataannya tidak setiap pemimpin harus memiliki seluruh kemampuan dengan tingkat intensitas yang sama. Sebab pemimpin itu sendiri dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) tingkatan. Sehingga kemampuan yang harus dimilikinya pun tentu berbeda. Adapun tingkatan kepemimpinan atau manajemen terdiri dari: 1. Top Management (Manajemen Tingkat Atas) 2. Middle Management (Manajemen Tingkat Menengah) 3. Lower Management (Manajemen Tingkat Rendah). Jumlah manajemen pada setiap tingkatan tergantung pada besar kecilnya suatu organisasi atau instansi. Namun demikian, biasanya Top Management jumlahnya akan lebih sedikit dari pada Middle Management, dan Middle Management lebih sedikit daripada Lower Management. Menurut Henry Fayol, prosentase kecakapan/kemampuan pada tingkat manajer seperti tampak pada gambar di bawah ini. Jadi semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin banyak memerlukan keterampilan administrasi/manajemen, tetapi keterampilan operasionalnya semakin rendah. Sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang, maka keteramplian operasionalnya semakin tinggi, sedangkan keterampilan administrasinya/manajemennya makin rendah. Dengan bahasa yang sederhana, sebetulnya ketiga jenis tingkatan manajemen tersebut bekerja pada waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemen Tingkat Atas lebih banyak bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja secara fisik atau tenaga. Manajemen Tingkat Menengah, antara kerja pikir dengan kerja fisik boleh dikatakan seimbang. Sedangkan Manajemen Tingkat Bawah, bekerja dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau tenaga amat besar/banyak. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut! Sampai tingkatan manajemen di atas, apakah Anda sudah paham? Cobalah uji dulu pemahaman Anda dengan menjawab pertanyaan di bawah ini! Apa yang dimaksud dengan Top Management? Sebutkan yang termasuk Top Management! Jawab: Top Management adalah ....................................................................... ................................................................................................................ Contoh Top Management diantaranya ................................................... ................................................................................................................ Bandingkan jawaban Anda dengan uraian di atas! D. Fungsi Manajemen Bisakah Anda menjelaskan pengertian fungsi manajemen? Bila belum bacalah uraian berikut ini! Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Ambil contoh misalnya George R. Terry. Dia menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Penggerakkan) d. Controlling (Pengawasan). Sedangkan Harold Koontz dan Cyril O’Donnel membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Controlling (Pengawasan). Tidak jauh berbeda dengan pendapat para ahli di atas, Henry Fayol mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Commanding (Pemberian Komando) d. Coordinating (Pengkoordinasian) e. Controlling (Pengawasan). Ahli lain yang bernama Lyndall F. Urwick menambahkan pendapat Henry Fayol dengan Forecasting (Peramalan), sehingga urutannya menjadi: a. Forecasting (Peramalan) b. Planning (Perencanaan) c. Organizing (Pengorganisasian) d. Commanding (Pemberian Komando) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Controlling (Pengawasan). Selanjutnya Luther Gullick membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Reporting (Pelaporan) g. Budgeting (Anggaran). Untuk lebih jelasnya, berikut ini Anda akan mempelajari uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan. Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. WHAT(apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa, Pengorganisasian (Organizing) ialah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Siapa mengerjakan apa dan siapa bertanggung jawab pada siapa. Penggerakkan (actuating) yaitu fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan kerabat kerja (bawahan) agar bekerja dengan penuh kesadaran tanpa paksaan. Pengawasan ( Controlling) disebut juga fungsi pengendalian. Suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan. Dengan adanya pengawasan ini, diharapkan jangan sampai terjadi kesalahan atau penyimpangan. Disamping itu, Forecasting (Peramalan) sering dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Forecasting ialah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Selanjutnya, pernahkah Anda memperhatikan bagaimana sebuah kesebelasan sepak bola mengorganisir pelatih dan para pemainnya dalam rangka mencapai suatu tujuan yaitu menciptakan gol? Tentunya pernah bukan? Atau bahkan Anda sendiri termasuk pemain atau pelaku dalam suatu pertandingan. Coba Anda perhatikan gambar berikut ini! Dalam bidang ekonomi, penerapan prinsip dan fungsi manajemen semakin terasa. Misalnya di perusahaan konveksi yang menghasilkan pakaian jadi. Di perusahaan tersebut terlebih dahulu ditetapkan jenis pakaian apa yang akan dihasilkan. Kemudian ada pembagian tugas untuk mengukur, membuat pola, memotong bahan, menjahit, mengobras dan lain-lain. Akan tetapi walaupun tugasnya berbeda-beda, namun tujuan akhirnya sama, yaitu jenis pakaian yang telah direncanakan semula. Disinilah perlunya kerjasama antar karyawan dan dibimbing oleh pimpinan. Jika tidak, maka semua yang menjadi kerabat kerja akan merugi, begitu pula pimpinan dan perusahaan pada umumnya. Dari penjelasan dan gambaran tentang fungsi manajemen di atas, bisakah Anda mencoba menyusun perencanaan dengan terlebih dahulu melakukan peramalan ( forecasting)? Coba Anda ikuti langkah berikut dan jawablah pertanyaannya! 1. Apakah Anda punya cita-cita? Saya yakin Anda memiliki cita-cita yang bagus, sebutkan! Anggaplah cita-cita Anda sebagai tujuan! 2. Pernahkah Anda mempertimbangkan baik buruk dan kemungkinankemungkinan tentang cita-cita Anda? Cobalah Anda pikirkan! Ini merupakan peramalan ( forecasting). 3. Lalu apa ( What) yang Anda persiapkan untuk mencapai cita-cita tersebut? 4. Mengapa ( Why) Anda memilih cita-cita tersebut? 5. Kapan ( When) kira-kira cita-cita tersebut bisa Anda raih? 6. Dimana ( Where) cita-cita Anda tersebut bisa diraih? 7. Siapa ( Who) saja orang-orang yang bisa bekerja sama untuk membantu mewujudkan cita-cita Anda? 8. Bagaimana ( How) cara Anda mewujudkan cita-cita tersebut? Bila Anda telah mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, berarti Anda telah mampu menyusun sebuah perencanaan. Bagaimana merencanakan suatu kegiatan usaha dalam suatu organisasi/instansi? Pada dasarnya langkahlangkahnya sama, tinggal apa tujuannya. Sekarang masihkah ada materi-materi dari kegiatan belajar 1 tentang Manajemen Umum tersebut di atas yang belum Anda pahami? Bila masih ada baca lagi dengan lebih teliti supaya lebih paham. Sebaliknya bila semuanya sudah dipahami, jawablah pertanyaan-pertanyaan tugas 1 di bawah ini tanpa melihat jawabannya! Setelah selesai menjawab seluruh pertanyaan tugas 1, maka Anda baru boleh melihat jawabannya yang tepat. Kemudian bandingkan dengan jawaban Anda. Bila 75% jawaban Anda benar, berarti Anda dianggap cukup memahami materi Manajemen Umum di atas. Bila belum, baca lagi uraian materinya dan coba pahami lagi.